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Quand on pense à une application comme WhatsApp, on pense automatiquement à la messagerie. Et c’est l’idée qui a toujours été ancrée dans nos esprits. Mais cette application étonnante a un spectre de possibilités beaucoup plus large que le simple envoi de messages. En fait, elle s’est également avérée très efficace dans la vente d’un produit, nous permettant de développer et d’entretenir des relations avec une large clientèle.

Mais comment se fait-il que cette application de messagerie ordinaire et simple puisse vous donner un avantage pour les affaires ?

Cet article vous aidera à démarrer, à configurer et à optimiser l’utilisation de l’application professionnelle WhatsApp en vous présentant des conseils et des astuces.

Cet article est un guide pratique qui vous permettra de découvrir neuf astuces pour tirer parti des meilleures fonctionnalités du profil professionnel WhatsApp pour votre entreprise.

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Comment utiliser Whatsapp Business efficacement pour gérer au mieux votre relation client ?

 

Dans cette vidéo de 30 minutes vous retrouverez les 9 astuces pour gérer au mieux votre relation client grâce à Whatsapp Business.

Whatsapp Business c’est quoi ?

Whatsapp Business est une application qui va vous permettre de communiquer avec vos clients et vos prospects via Whatsapp. Cependant vous allez utiliser une autre application que votre Whatsapp “normal”, ça sera une application dédiée à votre business.

WhatsApp Business est une application de messagerie conçue pour les propriétaires de petites entreprises. Elle permet aux utilisateurs d’automatiser, d’organiser et de répondre rapidement aux messages. WhatsApp Business est conçu pour ressembler à WhatsApp normal et peut être utilisé pour faire tout ce que vous avez l’habitude de faire.

Vous pourrez vous servir de cette application comme d’un annuaire en renseignant vos informations. Ou encore d’un catalogue produit et de service en faisant des ventes directement via l’application.

Télécharger Whatsapp business

Pour pouvoir utiliser Whatsapp business il faut télécharger l’application comme toutes les autres applications que vous avez sur votre téléphone. Lorsque vous allez chercher l’application dans le store de votre téléphone, ça sera le même design que Whatsapp sauf qu’il y aura un B au centre.

Lorsque vous téléchargez et ouvrez l’application, vous serez invité à migrer de l’ancien Whatsapp vers Whatsapp business. Cela signifie que vos messages et vos contacts ne seront plus disponibles dans l’ancienne application.

De ce fait, il est conseillé d’avoir une ligne dédiée pour votre business, pour ne pas mélanger vos conversations personnelles avec vos conversations professionnelles. Ainsi, si vous avez deux lignes alors vous pourrez garder les deux applications Whatsapp et les utiliser séparément.

image whatsapp business
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Ajouter les informations sur votre entreprise sur Whatsapp Business

La deuxième étape est d’ajouter toutes les informations sur votre entreprise sur l’application pour qu’elle soit disponible sur votre profil.

Pour ce faire il faut aller dans “outil professionnel” et c’est ici que vous pourrez créer votre profil.

Vous aurez la possibilité de mettre :

  • le nom de votre entreprise ou votre nom,
  • un descriptif qui parlera de votre entreprise, de qui vous êtes et ce que vous faites,
  • des catégories,
  • votre adresse,
  • vos horaires,
  • Un contact email,
  • ajouter des liens (de votre site web par exemple)
  • catalogue produit.

Whatsapp devient un véritable annuaire. Il vous permet d’ajouter vos informations, pour convaincre vos prospects que vous êtes l’entreprise avec laquelle il souhaite travailler. Parce que vous répondez point par point à ce qu’il recherche.

Ajouter vos produits ou services sur Whatsapp Business

Sur Whatsapp Business vous pouvez ajouter vos produits et vos services.

Dans l’option outil professionnel, vous allez pouvoir ajouter un catalogue produit. Avec la possibilité d’ajouter des images, vos produits, un titre pour vos produits et une description avec le tarif. De plus vous pouvez directement ajouter le lien qui permet d’aller sur votre.

C’est une révolution, car un utilisateur qui vous trouve pourra directement, soit à partir d’un produit vous écrire ou vous demander des informations. Ou encore, ajoutez votre produit ou votre service dans un panier.
Cette fonctionnalité vous permet directement d’être dans la vente, et d’inciter vos prospects à acheter vos produits ou vos services en plus de la fonction première qui est la relation client.

Définir et paramétrer votre message d’accueil sur Whatsapp business

 

Cette application vous servira vraiment en tant qu’outil de gestion de la relation client. Vous pourrez donc définir et paramétrer votre message d’accueil. Un message d’accueil est un message personnalisable qui est automatiquement envoyé à vos clients lorsqu’ils vous contactent pour la première fois ou après 14 jours d’inactivité dans votre chat mutuel. Activez les messages d’accueil pour établir automatiquement un dialogue avec vos clients et démontrer votre professionnalisme.

C’est un outil intéressant car cela prouve à vos prospects que vous êtes hyper réactif.

Comment mettre en place le message automatique ?

    1. Appuyez sur Réglages > Outils professionnels > Message d’accueil.
    2. Activez Envoyer un message d’accueil.
    3. Sous MESSAGE, vous pouvez modifier et mettre le message que vous souhaitez.
    4. Appuyez sur Destinataires et choisissez parmi les options proposées :
      • Tout le monde : envoyer un message à toutes les personnes qui vous en envoient.
      • Tous ceux qui ne sont pas dans le carnet d’adresses : envoyer un message aux clients qui ne sont pas dans le carnet d’adresses.
      • Tout le monde à l’exception de… : envoyer à tous les clients, à l’exception de ceux que vous avez sélectionnés.
      • N’envoyer qu’à… : envoyer uniquement aux clients sélectionnés.

Définir et paramétrer votre message d’absence dans Whatsapp Business

 

Ce cinquième point complète la fonctionnalité précédente car vous avez la possibilité de définir aussi message d’absence.

Lorsque vous activez les messages d’absence, les clients qui écrivent à votre entreprise reçoivent automatiquement un message personnalisé indiquant que vous n’êtes pas disponible ou que votre téléphone n’est pas disponible. Vous pouvez choisir qui reçoit ces messages et quand ils sont envoyés.

Comment mettre en place le message automatique ?

    1. Appuyez sur Plus d’options > Outils professionnels > Message d’absence.
    2. Activez Envoyer un message d’absence.
    3. Sous Message d’absence, appuyez sur le message à modifier,et inscrivez le message que vous souhaitez
    4. Appuyez sur Programmer pour programmer votre message d’absence. Choisissez parmi les options suivantes :
      • Toujours envoyer : envoyer un message à tout moment.
      • Planning personnalisé : envoyer un message pendant la période indiquée.
      • En dehors des horaires d’ouverture : envoyer un message en dehors des horaires d’ouverture uniquement.

Définir et paramétrer les réponses rapides sur Whatsapp Business

Les réponses rapides vous permettent de créer des raccourcis pour les messages que vous envoyez le plus fréquemment. Il peut s’agir de messages multimédias, tels que des images et des vidéos.

Si vous êtes seul à gérer la relation client et que vous êtes beaucoup sollicité alors Whatsapp Business sera votre allié.

Pour ce faire vous aurez la possibilité de paramétrer des réponses rapides. C’est-à-dire que si vos clients vous posent les mêmes questions, vous pourrez paramétrer des réponses préprogrammées. Et grâce à une logique de raccourcis, il sera possible de répondre à ses clients, sans avoir à taper sur votre téléphone.

C’est vraiment un outil qui deviendra indispensable, car il facilite en tout point la gestion de la relation client.

De plus, vous pouvez ajouter des images, pièces jointes et émoji dans vos réponses rapides.

Définir les réponses rapides

    1. Dans l’application WhatsApp Business, appuyez sur Plus d’options > Outils professionnels > Réponses rapides.
    2. Appuyez sur Ajouter.
    3. Appuyez sur Message pour créer le message de votre choix.
    4. Appuyez sur Raccourci pour définir le raccourci clavier de votre réponse rapide.
    5. Appuyez sur ENREGISTRER.

Utiliser les réponses rapides

 

En tant que pièce jointe

    1. Ouvrez une discussion.
    2. Appuyez sur Joindre (trombone) > Réponses rapides.
    3. Sélectionnez la réponse rapide souhaitée. Le message apparaîtra automatiquement dans le champ de saisie de texte.
    4. Modifiez le message ou appuyez simplement sur Envoyer.

À partir du champ de saisie de texte

    1. Ouvrez une discussion.
    2. Appuyez sur Message, puis tapez « / ». Cela fera apparaître toutes vos réponses rapides, y compris les réponses par défaut.
    3. Sélectionnez la réponse rapide souhaitée. Le message apparaîtra automatiquement dans le champ de saisie de texte.
    4. Modifiez le message ou appuyez simplement sur Envoyer.

Définir et paramétrer les étiquettes de gestion client dans Whatsapp Business

Whatsapp Business a été pensé comme un mini CRM et ils ont développé une fonctionnalité qui vous permet de donner des étiquettes, des labels, des libellés à vos conversations.

Vous pouvez les utiliser pour organiser et retrouver rapidement vos messages et discussions. Des couleurs ou des noms peuvent être attribués aux étiquettes et ajoutés à un fil de discussion ou aux messages d’un fil de discussion.

Cette fonctionnalité vous permet de gérer et prioriser votre travail.

Quelques exemples d’étiquettes que vous pouvez donner à vos conversations :

  • Conversations urgentes,
  • Conversations ou vous devez traiter une demande,
  • Conversation ou il y a une livraison,
  • Conversation ou il faut envoyer une facture.

Créer des étiquettes

  1. Ouvrez l’application WhatsApp Business.
  2. Appuyez sur DISCUSSIONS > Plus d’options > Étiquettes.
  3. Appuyez sur Ajouter > saisissez le nom de l’étiquette > appuyez sur OK.

Appliquer une étiquette à une discussion

  1. Ouvrez l’application WhatsApp Business.
  2. Maintenez votre doigt appuyé sur la discussion > appuyez sur Étiquette.
  3. Sélectionnez les étiquettes souhaitées > appuyez sur ENREGISTRER.
infographie etiquette whatsapp business
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Connecter Whatsapp Business à Facebook et Instagram

Comme vous le savez sûrement, Facebook, Instagram et Whatsapp font partie du groupe Meta. Il est donc possible de connecter entre elles ces trois applications.

Vous pouvez intégrer votre compte WhatsApp Business à une page Facebook, ou un profil Instagram. Cela permet de donner aux clients, un moyen supplémentaire de contacter votre entreprise. En intégrant une page Facebook ou un profil Instagram, le numéro associé apparaît comme une option de contact, sur la page Facebook ou le profil Instagram associé. Un client pourra alors vous envoyer un message directement sur WhatsApp à partir de cette option de contact.

Cela permet de créer un cercle vertueux, pour faire circuler votre communauté entre les entités du groupe Facebook (groupe meta).

Élargir votre clientèle grâce à Whatsapp Business

Grâce à l’application vous pouvez élargir votre clientèle grace aux publicités.

À partir de l’application WhatsApp Business, vous pouvez créer des publicités Facebook et Instagram qui renvoient à une discussion WhatsApp avec vous. Le nom de votre entreprise et votre photo de profil seront partagés avec Meta pour les afficher sur votre annonce. Ces informations aideront les clients potentiels à en savoir plus sur votre entreprise.

En utilisant la puissance de la publicité Facebook pour rediriger le flux de vos prospects de vos prospects vers Whatsapp.

L’inconvénient aujourd’hui c’est que vous n’aurez pas beaucoup de statistiques. Cependant comme vous aurez les conversations vous pourrez monitorer pour être sûr que les publicités fonctionnent correctement.

Il existe de nombreux types de publicités sur Facebook, si vous voulez en savoir plus nous avons l’article “Facebook Ads : 5 astuces concrètes pour générer des ventes sur Facebook et Instagram

Vous avez aussi la possibilité d’avoir et de communiquer votre lien court ou encore votre QR code. En faisant cela vous pouvez l’afficher dans votre entreprise et vos clients pourront facilement le scanner et avoir directement votre contact.

Pour conclure, si vous suivez toutes ces astuces, vous améliorerez considérablement votre gestion de vos relations clients et booster vos ventes sur internet.
Cependant ce n’est qu’une première étape dans ce parcours. Si vous cherchez à aller plus loin et en faire plus, il existe de nombreuses autres options et astuces pour être plus présent sur internet.

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