Technologie et bien-être des salariés : astuces pour améliorer la productivité sans stress

De nos jours, les nouvelles technologies promettent de transformer notre manière de travailler. 

Toutefois, elles peuvent parfois aggraver les problèmes de surcharge cognitive, de réunions inefficaces et de mauvaise gestion du temps. 

Manuel Mondésir, entrepreneur et expert en solutions collaboratives, partage son expérience sur la manière d’utiliser les outils technologiques pour améliorer la productivité et le bien-être au travail.

• L’importance de déléguer et de s’entourer en tant qu’entrepreneur
• Les trois principales sources de frustration au travail
• Les bienfaits d’une organisation par blocs de temps
• La gestion des interruptions au travail
• Automatisation des tâches : un levier puissant pour gagner du temps
• Une culture d’entreprise centrée sur l’humain
• Technologie et bien-être peuvent coexister

L’importance de déléguer et de s’entourer en tant qu’entrepreneur

Lorsque j’ai lancé mon entreprise, mon objectif initial était d’être solopreneur. On m’avait souvent conseillé de rester seul, car « recruter des salariés, c’est compliqué et coûteux ». Pourtant, après quelques années, j’ai réalisé que j’épuisais mes propres capacités, mettant en danger l’appareil de production – c’est-à-dire moi-même.

Devenir entrepreneur avec une équipe : un tournant décisif

J’ai alors pris la décision de recruter.

Mais comment savoir quand c’est le bon moment pour recruter et surtout, comment réussir ce premier recrutement crucial ?

-> Découvrez cet article, pour connaître les 7 commandements avant de recruter son premier salarié

Aujourd’hui, je dirige une équipe de cinq personnes et je peux dire que c’est une aventure humaine formidable. Cela m’a permis de prendre du recul, de mieux gérer mes responsabilités et de me concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Mais cela a aussi soulevé une question importante : comment concilier performance et bien-être des collaborateurs ?

Les trois principales sources de frustration au travail

Après avoir échangé avec des experts RH et des collaborateurs, j’ai identifié trois grandes sources de frustration dans les entreprises :

1. Surcharge d’informations

Les salariés sont souvent submergés par un flot constant de notifications, d’emails et de newsletters. Cela crée une charge mentale qui freine la concentration et la productivité.

Comment réduire la surcharge d’informations ?

• Se désabonner des newsletters inutiles : Cela peut sembler simple, mais se désabonner des contenus que l’on ne lit pas permet de réduire la quantité d’informations à traiter.

• Limiter la consultation des emails : Consulter sa boîte mail seulement trois fois par jour (matin, midi, soir) aide à se concentrer sur des tâches plus importantes.

2. Réunions non productives

Beaucoup de salariés ont l’impression de passer leur temps en réunion, sans que cela n’aboutisse à des résultats concrets. Cela laisse peu de place au travail réel.

Optimiser les réunions pour plus de productivité

• Préparer un agenda détaillé : Chaque réunion doit avoir un objectif clair et un ordre du jour précis. Cela permet de gagner du temps et d’optimiser les échanges.

• Utiliser les outils collaboratifs : Des outils comme Microsoft Teams ou Google Workspace permettent de partager des documents et de garder une trace des discussions.

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3. Mauvaise gestion des tâches et du temps

Il est courant de se fixer des objectifs ambitieux pour la journée et de se rendre compte, en fin de journée, qu’on n’a pas réussi à les atteindre. Cela génère frustration et insatisfaction.

Des outils pour mieux gérer son temps

• Utiliser un gestionnaire de tâches : Des outils comme Todoist ou Asana permettent de structurer les tâches, de les planifier et de suivre leur progression.

• Prioriser et organiser son agenda : Il est essentiel de prévoir des plages horaires dédiées aux tâches importantes, sans interruptions.

Les bienfaits d’une organisation par blocs de temps

Une technique efficace pour améliorer la productivité est de diviser sa journée en blocs de temps, aussi appelés time blocking. Cette méthode consiste à réserver des créneaux spécifiques pour chaque activité : réunions, tâches administratives, moments de concentration profonde, etc.

Le « deep work » pour plus d’efficacité

Le matin, par exemple, est idéal pour se consacrer à des tâches de « deep work » – ces moments de concentration intense où l’on se focalise uniquement sur des projets importants. Cela permet de démarrer la journée avec un sentiment d’accomplissement et d’avancer sur des objectifs stratégiques.

La gestion des interruptions au travail

Les interruptions sont l’une des principales causes de perte de productivité. Elles peuvent provenir de diverses sources : managers, collègues ou notifications technologiques.

Éviter les interruptions : une règle d’or

• Sanctuariser des moments de concentration : Chez awitec, avant 10 heures, il est interdit de déranger un collaborateur sauf en cas d’urgence. Cela permet à chacun de démarrer sa journée dans de bonnes conditions.

• Prioriser les échanges par email plutôt que par chat : Chez nous, le chat est réservé aux urgences. Pour le reste, nous utilisons les emails, qui permettent de répondre en fonction de nos priorités et de ne pas être dérangés constamment.

Automatisation des tâches : un levier puissant pour gagner du temps

L’automatisation des processus est une solution clé pour améliorer la productivité tout en réduisant la charge mentale. Chez awitec, nous avons mis en place divers systèmes d’automatisation via des outils comme Zapier, permettant de simplifier de nombreuses tâches répétitives.

Exemples d’automatisation réussie

Nous avons automatisé des processus comme l’envoi de contrats ou l’inscription automatique à des sessions de formation. Cela permet à l’équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduisant ainsi le stress lié à la gestion manuelle des processus administratifs.

Une culture d’entreprise centrée sur l’humain

Enfin, au-delà de la technologie, ce qui fait la différence, c’est la culture d’entreprise.

Chez awitec, nous avons adopté cinq piliers pour garantir que la technologie reste au service de notre bien-être et de notre performance :

1. Sanctuariser du temps personnel pour se concentrer.
2. Respecter les priorités de chacun en évitant de les imposer aux autres.
3. Communiquer de manière ultra-spécifique pour éviter les malentendus.
4. Utiliser la vidéo pour transmettre les connaissances et limiter les réunions inutiles.
5. Responsabiliser les collaborateurs sur la mise à jour des connaissances pour que tout le monde bénéficie d’une base solide.

La culture d’entreprise est très importante pour toute entreprise. Elle permet de dynamiser votre structure, attirer et garder vos talents. 

-> Découvrez 5 astuces Culture d’Entreprise

Technologie et bien-être peuvent coexister

Les nouvelles technologies, bien utilisées, sont des outils puissants pour améliorer la productivité et le bien-être des collaborateurs. Toutefois, elles doivent être accompagnées d’une organisation réfléchie et d’une culture d’entreprise adaptée pour éviter qu’elles ne deviennent une source supplémentaire de stress.

Il s’agit de trouver un juste équilibre entre performance et confort, et de mettre en place des processus qui respectent le rythme de chacun.

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