Gestion des emails : Diminuer sa charge mentale par trois

Nov 10, 2023 | Productivité

Dans ce webinaire de 20 minutes présidé par Manuel MONDÉSIR (directeur & fondateur d’awitec) vous retrouverez les 11 points pour mieux gérer vos emails et ainsi diminuer votre charge mentale par trois.

Pourquoi diminuer sa charge mentale dans la gestion de ses emails ?

 

Globalement, quand on regarde les statistiques, on se rend compte que les emails, ça crée énormément de charges mentales chez les collaborateurs et chez les chefs d’entreprise.

Pourquoi?

Chaque jour, nous sommes submergés d’emails sur notre boite de réception et cela nous détourne de nos tâches prioritaires. Entre les sollicitations incessantes des fournisseurs et des clients, sans oublier les messages indésirables qui s’immiscent, il est normal de se sentir dépassé.

Cet article vous présenteras 11 points essentiels pour gérer ses emails et ainsi diminuer sa charge mentale.

 

 

Désinscrivez-vous des newsletters parasites

Il est vraiment avantageux de se désabonner de toutes les newsletters auxquelles vous vous étiez inscrit à une certaine époque, mais que vous n’ouvrez jamais. Cette démarche évite de créer une charge mentale inutile.

Ainsi, chaque fois que vous recevez un courriel et que vous réalisez que vous ne lisez jamais cette newsletter, la solution est simple. Vous pourrez toujours vous réabonner ultérieurement, mais pour le moment, le temps vous manque.

Dans ce contexte, il suffit d’ouvrir le message et de cliquer sur le lien « se désinscrire » en bas de la page.

Bloquez et signalez comme Spam

 

Si par hasard vous ne trouvez pas l’option « se désinscrire », c’est à ce moment-là que vous devrez prendre des mesures plus radicales, comme bloquer l’expéditeur ou signaler l’e-mail comme spam.

Consultez votre boîte de mails à des moments précis de la journée

 

Je vous recommande de limiter vos consultations de boîte mail à trois fois quotidiennement. Je sais que cela peut sembler inhabituel, mais en adoptant cette approche, vous enverrez le message aux autres que vous ne vérifiez vos e-mails que trois fois par jour. Pour ma part, je préfère le faire tôt le matin, afin de gérer les urgences et de transmettre rapidement les messages à mon équipe avant midi.

Ainsi, pendant la plage horaire entre onze heures et treize heures, je jette un coup d’œil rapide à mes e-mails. Ensuite, le soir, j’essaie de traiter les dernières correspondances pour maintenir ma boîte de réception aussi proche que possible du vide, ce que l’on appelle généralement le « zéro inbox« . L’objectif est d’arriver à un état où il ne reste que très peu d’e-mails non traités, de manière à pouvoir recommencer avec seulement quelques e-mails le lendemain.

Organisez sa boite de réception

 

Chacun peut choisir la manière d’organiser sa boîte mail selon ses préférences. En ce qui me concerne, voici comment j’ai choisi de le faire. Je suis un utilisateur de Gmail, mais la même approche peut être appliquée sur Outlook. Mon organisation générale consiste à afficher en priorité mes e-mails non lus.

Ces messages sont les premiers que je vois, suivi des autres. Généralement, ma boîte de réception commence avec les e-mails non lus, restant accessible. Mon objectif est de maintenir ce nombre de messages non lus à un minimum.  Mon but est de les traiter lors de mes trois connexions programmées, afin de réduire au maximum le flux d’e-mails.

Traitez les emails rapides (génération de texte automatique)

 

Si vous examinez votre boîte Gmail aujourd’hui, vous remarquerez que lorsque vous répondez à un e-mail, une fonctionnalité intéressante s’offre à vous; des suggestions de texte générées par une intelligence artificielle.

Mon conseil est de répondre aussi rapidement que possible aux e-mails qui sont simples. Vous pourriez envisager de vous dire que vous n’avez pas besoin de rédiger un e-mail très long. Optez plutôt pour une réponse simple, avec une action directe. Ces e-mails, normalement, vous les gérerez aisément. 

Reportez les emails non urgents

 

Décaler le traitement des e-mails non urgents est une stratégie fructueuse. En effet, il arrive parfois que vous ne disposez pas immédiatement des informations nécessaires pour répondre.

Prenez cet exemple : cet e-mail concernant un communiqué de presse. Je vais délibérément reporter son traitement de quelques jours. Pour ce faire, je le sélectionne et j’utilise la fonctionnalité appelée « mise en attente« .  Je peux ainsi choisir le moment opportun pour revoir cet e-mail, comme par exemple, lundi à huit heures. Cette approche m’aide à désencombrer ma boîte de réception.

Certains pourraient penser que c’est un simple report, mais il est important de noter que j’ai déjà mentionné précédemment que les e-mails que je peux traiter immédiatement, je les traite sans délai. Cependant, pourquoi laisser un e-mail occuper de l’espace devant moi quand je n’ai pas encore tous les éléments en main ou lorsque j’ai planifié dans ma stratégie de ne pas les traiter à cet instant précis ? C’est là que la fonctionnalité de mise en attente intervient, car elle fait réapparaître les e-mails précisément au moment où j’en ai besoin.

Transformez certains emails en tâches

 

Un aspect à prendre en considération est que certains e-mails ne se limitent pas à des échanges de messages. Certains e-mails représentent en réalité des tâches à accomplir. Il est primordial de faire une distinction entre les e-mails relevant de la communication pure et ceux où quelqu’un vous sollicite pour une action spécifique. Parfois, vous pourriez vous retrouver à conserver un e-mail jusqu’à ce que la tâche qu’il implique soit exécutée, bien que ce soit essentiellement une tâche à réaliser.

Dans ces situations, il est nécessaire d’intégrer cette tâche à votre emploi du temps ou à votre liste de tâches. Cette option est également disponible dans Gmail et dans divers services de messagerie. Vous pouvez par exemple choisir de marquer un e-mail comme une tâche, en l’ajoutant à votre liste de tâches.

Ensuite, vous pouvez soit supprimer l’e-mail, soit l’archiver, car l’élément de communication est devenu une tâche. Cette tâche sera ensuite gérée selon votre organisation, à un moment spécifique et programmé dans votre emploi du temps.

Beaucoup de personnes conservent leurs tâches dans leur boîte de réception, ce qui engendre un amoncellement d’e-mails. Cependant, l’idée fondamentale est de répondre rapidement aux e-mails nécessitant une réponse et de séparer les tâches dans un système de gestion dédié. Cela ne signifie pas que vous serez libéré de la charge de travail, car les tâches seront toujours présentes.

La clé réside dans le fait d’avoir consigné vos tâches dans un système unique, que ce soit Google Tasks, Todoist, Asana, Notion, ou tout autre outil de votre choix. Avec ce système, vous pourrez prioriser vos tâches en fonction de leur importance, en tenant compte de vos réunions et autres engagements. Cela vous permettra de décharger votre boîte de réception et de travailler de manière plus organisée.

Utilisez les filtres 

Les filtres automatisent les actions en fonction des conditions que vous définissez pour vos e-mails. Dans Gmail, vous trouverez les filtres dans les paramètres, sous l’onglet « Filtres ». Vous pouvez créer une variété de filtres pour trier et gérer vos e-mails de manière efficace.

Par exemple, vous pouvez configurer un filtre pour ranger automatiquement les factures dans un dossier spécifique et les marquer comme lues. 

Lors de la création d’un filtre, vous pouvez choisir de ne pas afficher certains e-mails dans votre boîte de réception, de les marquer comme lus, d’ajouter une étoile, de les étiqueter, de les transférer à d’autres membres de votre équipe, de supprimer, de répondre automatiquement avec un modèle prédéfini, de marquer comme important ou non important, de les classer dans une catégorie et d’appliquer ces actions à toutes les conversations précédentes similaires.

L’avantage majeur est que vos filtres agissent pour vous en exécutant les actions que vous avez spécifiées. Cela signifie que sur les cinquante ou cent e-mails que vous pourriez recevoir chaque jour, grâce à vos filtres, seuls une dizaine ou une vingtaine atteindront réellement votre boîte de réception, car les filtres les auront triés, organisés et transférés en fonction de vos besoins.

Utilisez un outil de génération de texte automatique

Grâce à l’intelligence artificielle, des plateformes comme Google via Gmail ou Microsoft 365 sont désormais en mesure de suggérer du texte automatiquement. 

Personnellement, j’utilise un outil appelé « Magical« , une extension qui offre la capacité de définir des raccourcis pour générer automatiquement des textes. Cette extension est gratuite et extrêmement utile. Par exemple, en utilisant le raccourci en mot, cela peut instantanément générer un e-mail prévu.

L’avantage de cette extension est évident. Elle vous permet de gagner énormément de temps dans la gestion de vos e-mails et de vos réponses. Imaginons que vous receviez un e-mail destiné à un membre spécifique de votre équipe, mais qu’il vous soit adressé. En utilisant un raccourci comme « IA », vous pouvez rapidement générer une réponse prévue.

Cette approche vous permet de planifier des réponses et de prévoir des scénarios récurrents. Par exemple, si vous vous rendez compte que vous écrivez souvent la même phrase, vous pouvez créer un raccourci pour cela. Lorsque vous vous trouvez fréquemment à rechercher des informations spécifiques, comme un numéro SIRET, l’utilisation de raccourcis peut grandement simplifier et accélérer vos réponses.

 

Utilisez des raccourcis clavier

 

Ces raccourcis vous offrent la capacité d’accéder rapidement à certaines fonctionnalités.

Vous vous demandez peut-être où les trouver ?

Vous pouvez simplement effectuer une recherche sur Google en tapant « raccourcis clavier Gmail » ou « raccourcis clavier Outlook » pour découvrir une liste de raccourcis utiles pour diverses actions.

Il n’est pas nécessaire d’apprendre tous les raccourcis par cœur, mais lorsque vous effectuez une action de manière récurrente, il est judicieux de vérifier s’il existe un raccourci correspondant. 

Utilisez l’option planning de RDV pour les demandes de réunions

Un aspect que vous avez probablement déjà expérimenté est que vos e-mails ne sont pas uniquement des messages, mais souvent des sollicitations pour des rendez-vous. Vous recevez des demandes pour convenir d’un moment précis pour se rencontrer ou pour une consultation. Vous vous trouvez alors à parcourir votre agenda pour trouver des créneaux disponibles, et cela peut s’avérer chronophage.

Heureusement, il existe aujourd’hui des outils qui simplifient grandement cette gestion. L’un des plus connus est Calendly, mais il en existe bien d’autres. Ces outils vous permettent de créer un lien contenant les créneaux que vous avez décidé de rendre disponibles pour les rendez-vous. Vous avez même la possibilité de définir la durée de chaque rendez-vous, qu’il s’agisse de quinze minutes, trente minutes, une heure, et ainsi de suite.

Si vous êtes un utilisateur de Google Workspace ou de l’offre payante Google One, vous avez accès à une fonctionnalité semblable directement dans Google Agenda. Lorsque vous créez un nouvel événement, vous pouvez sélectionner « Planning de rendez-vous » et configurer les créneaux horaires disponibles selon vos préférences. Vous obtenez ensuite un lien que vous pouvez partager.

Personnellement, j’utilise une extension appelée « Magical » pour stocker ce lien. Ainsi, lorsque quelqu’un me demande un rendez-vous, je peux simplement récupérer mon lien préconfiguré et l’envoyer. Automatiquement, les personnes peuvent voir mes disponibilités et choisir un créneau qui convient. Cette approche est extrêmement bénéfique pour économiser du temps, car les demandes de rendez-vous sont souvent fréquentes. En proposant des créneaux prédéfinis, vous pouvez concentrer vos rendez-vous aux moments qui vous conviennent le mieux, optimisant ainsi votre efficacité.

Pour conclure, si vous suivez toutes ces astuces, vous allez considérablement réduire votre charge mentale.

Cependant ce n’est qu’une première étape dans ce parcours. Si vous cherchez à aller plus loin et en faire plus, il existe de nombreuses autres astuces pour gérer la gestion de ses e-mails.

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