Dans ce webinaire de 27 minutes présidé par Manuel MONDÉSIR (directeur & fondateur d’awitec) vous retrouverez les 12 points pour mieux gérer votre temps grâce aux outils digitaux.

Pourquoi est-ce si compliqué de déléguer ?

 

Déléguer peut être l’un des aspects les plus délicats de la gestion, et dans mon expérience personnelle, cela ne s’est pas fait sans quelques hésitations initiales.

Lorsque nous envisageons de déléguer une tâche, il y a souvent des préoccupations majeures qui surgissent :

Est-ce que la qualité du travail sera à la hauteur de nos propres normes ?

Est-ce que la personne à qui nous confions la tâche sera capable de la réaliser aussi bien que nous ?

Ces inquiétudes sont bien réelles et peuvent avoir des conséquences potentielles sur nos clients, nos partenaires et même au sein de notre équipe.

Il est essentiel de comprendre que la délégation peut également avoir un impact sur la confiance au sein de l’équipe. Lorsque nous déléguons une tâche et que les résultats ne sont pas à la hauteur de nos attentes, cela peut entraîner une perte de confiance envers la personne à qui nous avons confié la responsabilité. Elle peut se sentir déçue de ne pas avoir répondu à nos attentes, ce qui peut affecter la dynamique de l’équipe.

Cependant, il est tout aussi difficile de tout garder pour soi. La surcharge de travail peut devenir accablante, et il est clair que certaines tâches pourraient être mieux gérées par des experts ou des collaborateurs. Il y a donc un équilibre délicat à trouver entre la délégation et la gestion de toutes les responsabilités soi-même.

Heureusement, il existe une méthodologie pour déléguer efficacement, et elle peut faire toute la différence dans le succès de la délégation. Souvent, lorsque les résultats ne sont pas à la hauteur, la faute peut incomber non seulement à la personne à qui la tâche a été confiée, mais aussi à l’absence d’une méthodologie appropriée.

Dans cet article, je partagerai avec vous ma propre méthodologie pour la délégation efficace. Je vous expliquerai comment définir clairement les objectifs, fournir des détails, et documenter tout ce qui est nécessaire pour garantir que les résultats soient à la hauteur de vos attentes. Je vous montrerai également comment j’utilise des outils numériques pour faciliter le processus de délégation.

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Identifier le périmètre de tâches à déléguer

L’une des étapes cruciales pour réussir à déléguer efficacement est de définir clairement le périmètre des tâches à déléguer.

Lorsque vous envisagez de déléguer, il est tentant de choisir des tâches que vous ne maîtrisez pas complètement, car vous pourriez penser que vous pourrez ainsi apprendre en même temps que la personne à qui vous confiez la tâche. Cependant, dans ma propre expérience, j’ai constaté que la délégation fonctionne le mieux lorsque vous choisissez des tâches que vous maîtrisez déjà parfaitement.

La question qui se pose est alors : pourquoi déléguer quelque chose que vous faites déjà très bien ?

La réponse réside dans le fait que lorsque vous maîtrisez une tâche, vous êtes en mesure de définir des objectifs clairs et précis, ainsi que les attentes liées à cette tâche. Vous pouvez guider efficacement la personne à qui vous la déléguez et fournir des directives précises.

Déléguer ce que vous maîtrisez le mieux vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur des tâches qui exigent davantage de réflexion et d’expertise. Vous pouvez avoir confiance en votre capacité à superviser et à orienter le processus, même si la tâche en question est essentielle pour votre entreprise.

Les domaines dans lesquels vous pouvez être un expert peuvent varier considérablement. Cela peut inclure des domaines tels que l’administration, la vente, le marketing, la communication, la logistique, et bien plus encore. Il s’agit essentiellement de toutes les tâches pour lesquelles vous avez acquis une maîtrise totale.

Identifier les bonnes personnes

Lorsque vous décidez de déléguer une tâche, vous devez tenir compte des compétences nécessaires pour l’accomplir. Aujourd’hui, il est plus facile que jamais d’apprendre de nouvelles compétences techniques, mais il est plus difficile de développer des compétences comportementales spécifiques.

Avant de déléguer, prenez le temps de définir les compétences requises pour la tâche en question.

S’agit-il principalement de compétences techniques, telles que la maîtrise de logiciels spécifiques ?

Ou bien la tâche nécessite-t-elle des compétences comportementales particulières, comme la communication efficace ou la résolution de problèmes ?

Un autre aspect à prendre en compte est la composition de votre équipe ou de votre réseau de partenaires. Si vous avez des membres de l’équipe qui excellent dans l’administration et l’organisation, il peut être judicieux de leur confier des tâches administratives. De même, si vous travaillez avec des partenaires ou des prestataires, choisissez ceux qui possèdent les compétences techniques nécessaires pour accomplir la tâche de manière efficace.

En fin de compte, choisir les bonnes personnes pour la délégation repose en grande partie sur l’organisation

Définir des attentes claires (Objectifs, Délais, Critères de réussite)

L’un des aspects fondamentaux de la délégation efficace est de définir des attentes claires, notamment en ce qui concerne les objectifs, les délais et les critères de réussite.

Avant de considérer une tâche comme déléguée avec succès, il est impératif de poser ces trois questions cruciales :

  1. Objectifs Clairs : Pourquoi cette Tâche ?

Lorsque vous déléguez une tâche, la première question à vous poser est : quels sont les objectifs de cette tâche ?

Pourquoi est-il essentiel de la réaliser ?

Définir clairement l’objectif de la tâche donne du sens au travail et permet à la personne à qui vous déléguez de comprendre l’importance de sa contribution.

  1. Délais Définis : Quand Attendons-nous les Résultats ?

Une autre question cruciale concerne les délais.

À quelle échéance attendez-vous que la tâche soit terminée ?

Fixer des délais clairs permet d’éviter les retards et de maintenir un calendrier de travail efficace.

  1. Critères de Réussite : Comment Savons-nous que la Tâche est Accomplie ?

Enfin, les critères de réussite déterminent les conditions pour considérer la tâche comme accomplie.

Quels sont les résultats attendus ?

Comment pouvez-vous mesurer le succès de la tâche ?

En définissant ces critères, vous créez des paramètres précis qui permettent à la personne responsable de savoir quand elle a atteint son objectif.

Pour faciliter la communication des attentes claires, vous pouvez tirer parti d’outils de gestion de projet. Ces outils vous permettent de créer des tâches avec des objectifs précis, des délais clairement définis et des critères de réussite explicites. Cela garantit que toutes les parties impliquées comprennent parfaitement ce qui est attendu d’elles.

Créer des routines journalières et hebdomadaires

 

L’un des secrets de ma productivité réside dans: l’établissement de routines quotidiennes et hebdomadaires bien définies. Chaque jour de la semaine a son propre schéma, et cette régularité s’étend du lundi au samedi. Cependant, cela ne signifie pas que je néglige la créativité, les surprises ou l’originalité. Au contraire, ces routines offrent une base solide pour que mon corps et mon esprit puissent efficacement relever les défis qui se présentent.

Grâce à cette régularité, je parviens à optimiser mon efficacité. Mon cerveau est conditionné pour anticiper les défis qui se présentent, et cela devient progressivement une seconde nature. Il est important de noter que cette organisation n’est pas figée. Si une routine ne fonctionne pas, il est essentiel d’être flexible et de la modifier. Le véritable test consiste à maintenir une routine pendant au moins trois semaines pour évaluer son efficacité, puis à apporter les ajustements nécessaires.

Bloquer des temps de concentration pour soi

Lorsque l’on parle de maximiser sa productivité, l’un des aspects cruciaux à considérer est le concept de « Deep Work« , soit le travail en profondeur. Dans cette quête d’efficacité, il est essentiel de réserver un temps dédié à la concentration personnelle. 

Le terme « D.W. » provient du livre intitulé « Deep Work », qui prône l’idée de consacrer des plages horaires exclusivement à un travail profond et concentré. Personnellement, j’ai adopté cette méthode, et si vous êtes chef d’entreprise, vous avez une opportunité précieuse de l’appliquer chaque matin, de huit heures à dix heures.

Durant ces deux heures, je suis dans ma propre bulle, complètement immergé dans ma tâche. Un casque sur les oreilles, je me coupe de toute distraction. Durant cette période, je ne consulte ni mes e-mails, ni WhatsApp, ni même mon téléphone. Mon esprit est entièrement dédié à ma tâche, à ma productivité personnelle.

C’est précisément pendant ces moments que je sens que je gagne ma journée. À dix heures, j’ai généralement accompli les tâches les plus importantes pour moi et mon entreprise. Cette approche m’aide également à évaluer si, au cours de ces deux heures, je me suis vraiment concentré sur ce qui est réellement crucial.

Prioriser les tâches importantes en avance

Comme je l’ai mentionné précédemment, gagner sa journée commence par une anticipation bien réfléchie. C’est là que le cinquième point de notre stratégie entre en jeu : la priorisation des tâches essentielles. Pour ce faire, nous utilisons un prisme qui nous permet de distinguer quatre niveaux d’importance et d’urgence.

Le Quadrant de Priorité

Au sommet de ce quadrant se trouvent les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes. Ce sont celles que nous devons prioriser absolument. C’est pourquoi, tous les matins, de huit heures à dix heures, je me concentre sur leur réalisation, ajustant ma liste au fur et à mesure de la semaine en fonction de mes succès passés.

Le « Dois-je Vraiment le Faire? » 

Ensuite, nous rencontrons l’urgence non importante. À ce stade, il est crucial de se poser la question : est-ce vraiment nécessaire de traiter cette tâche ? Ou peut-elle attendre ? Cette réflexion permet de libérer du temps et de l’énergie pour les activités de plus grande valeur.

L’Important Non Urgent

Enfin, nous avons la catégorie de l’important non urgent. Même si ces tâches ne crient pas à l’urgence, elles restent prioritaires par rapport à d’autres activités moins significatives. En les planifiant de manière adéquate, vous pouvez prévenir les situations d’urgence à l’avenir.

Eliminer les tâches non importantes et essentielles

Maintenant, concentrons-nous sur le dernier quadrant : les tâches non importantes et non urgentes. Pour ma part, ma solution est claire : éliminer ces tâches qui ne sont ni importantes ni essentielles. Mais pourquoi cette approche radicale ?

La raison est simple : ces tâches offrent un retour sur investissement très faible. En d’autres termes, le temps et l’énergie que vous investissez dans leur réalisation ne se traduiront que par des résultats minimes. Par conséquent, je vous encourage à vous offrir un peu de respiration en éliminant ces tâches de votre liste de priorités.

Vous serez peut-être surpris de constater que leur élimination n’aura aucune incidence sur la qualité de votre travail ni sur les performances de votre entreprise, que vous soyez un chef d’entreprise ou le dirigeant d’une association. En fait, cette décision vous permettra de libérer du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur ce qui compte réellement.

Prévoir des zones “tampon” dans votre agenda

Imaginez un agenda où chaque heure est minutieusement planifiée, de huit heures à dix-huit heures. Cela peut sembler idéal, mais la réalité est souvent différente. Des imprévus surviennent inévitablement, perturbant votre emploi du temps préétabli. Si vous ne prévoyez pas de marge de manœuvre, vous risquez de ne jamais réussir à accomplir toutes vos tâches.

C’est là que les « zones tampons » entrent en jeu. Pour ma part, j’ai réservé deux créneaux spécifiques dans ma journée : de dix heures à onze heures et demie, ainsi que de quatorze heures à quinze heures trente. Ces moments sont consacrés à l’imprévu. En d’autres termes, je ne planifie rien à priori.

Cette approche me pousse à prioriser ce qui est vraiment important et urgent. Je n’ai qu’environ quatre heures par jour pour accomplir mes tâches, car le reste du temps est réservé aux zones tampons où des événements imprévus surviennent, que ce soit des demandes personnelles ou professionnelles.

En adoptant cette stratégie, vous pouvez espérer une meilleure satisfaction dans la réalisation de vos journées. Vous n’aurez pas à vous juger sévèrement pour n’avoir pas respecté un planning trop rigide. Vous acceptez que des imprévus se produisent inévitablement tous les jours.

Utiliser un outil collaboratif de gestion des tâches  

Lorsque vous entreprenez un projet, que vous travailliez seul ou en équipe, la gestion efficace des tâches est cruciale. Même si vous êtes en solo, il est essentiel de disposer d’un outil de gestion pour maintenir votre productivité. 

En matière d’outils collaboratifs de gestion de tâches, le choix est vaste, mais trois se distinguent particulièrement : Asana, ClickUp et Notion.

  • Asana : Il offre une interface conviviale et des fonctionnalités de collaboration avancées, ce qui en fait un choix populaire pour de nombreuses équipes.

  • ClickUp : Moins connu, mais très puissant, ClickUp offre une personnalisation extrême pour s’adapter à vos besoins spécifiques en matière de gestion de tâches.

  • Notion : Ce logiciel tout-en-un permet non seulement de gérer des tâches, mais aussi de créer des bases de connaissances, des wikis et bien plus encore.

L’utilisation efficace de ces outils collaboratifs de gestion de tâches vous permettra de gérer vos projets avec une visibilité optimale. Vous pourrez enfin influencer le temps en priorisant les tâches de manière stratégique. Grâce aux dépendances entre les tâches, vous réaliserez que certaines peuvent être repoussées tandis que d’autres sont prioritaires.

Définir des durées réalistes par tâche et organiser sa semaine en conséquence

Parmi les aspects cruciaux de la gestion du temps, il en est un qui se démarque par son importance : la définition de durées réalistes par tâche et l’organisation de votre semaine en conséquence. Cette étape peut sembler anodine, mais elle est en réalité l’un des piliers fondamentaux de votre succès.

Combien de fois avons-nous fait l’erreur d’allouer seulement trente minutes à une tâche qui, en réalité, en demandait deux heures ? Cette mauvaise estimation est un piège courant qui peut saboter votre planification. Il est essentiel de voir la vie en toute réalité et d’accepter que certaines tâches prennent plus de temps que prévu.

Cela dit, il est tout à fait acceptable de chercher des moyens d’optimiser le temps sans compromettre la qualité de votre travail. Vous pouvez viser un niveau d’excellence légèrement inférieur pour certaines tâches, tout en maintenant une efficacité globale. Cependant, ne vous engagez pas dans l’illusion de paramétrer des tâches de deux heures en trente minutes.

Pour une meilleure gestion du temps, il est judicieux d’indiquer une durée estimée pour chaque tâche dans votre outil de gestion de tâches. Cela vous permettra de voir si l’ensemble des tâches prévues pour une journée ou une semaine est réaliste. Si vous constatez que la somme des durées dépasse largement les heures de travail disponibles, il est temps de réajuster vos priorités ou votre planification.

Reprioriser ses tâches de la semaine en fin de journée

L’une des pratiques essentielles que j’adopte à la fin de chaque journée est de repousser certaines tâches à la semaine suivante. Vous savez, il y a des jours où nous planifions notre journée avec soin, mais soudainement, une urgence surgit et notre plan s’effondre. Cela peut être une situation urgente, même si elle n’est pas particulièrement importante, mais elle nécessite immédiatement notre attention.

C’est pourquoi il est crucial de réévaluer régulièrement vos priorités quotidiennes. En fin de journée, prenez un moment pour revoir votre liste de tâches et ajustez vos priorités en conséquence.

Il est essentiel d’éviter de commencer une nouvelle journée sans avoir une idée claire de ce qui vous attend. Lorsque vous laissez la journée dicter le rythme, vous perdez le contrôle sur votre emploi du temps. Au contraire, en prenant le temps de prioriser vos tâches pour le lendemain, vous reprenez les rênes et vous êtes mieux préparé à affronter les défis qui se présentent.

Ne consulter ses emails que maximum 3 ou 4 fois par jour

La gestion de vos e-mails est un élément essentiel de votre productivité au travail. Trop souvent, nous sommes submergés par nos boîtes de réception, et cela peut perturber notre concentration sur les tâches essentielles.

L’une des premières étapes vers une gestion efficace des e-mails est de réduire la fréquence de consultation. Limitez-vous à vérifier vos e-mails trois ou quatre fois par jour, au maximum. Cette pratique vous aide à vous éduquer et à éduquer les autres en expliquant que vous n’êtes pas constamment disponible pour répondre instantanément à chaque message. Il est essentiel de rappeler à chacun que ce qui est urgent pour vous ne l’est pas nécessairement pour eux.

Il est facile de se retrouver esclave de sa boîte de réception si on la consulte constamment. Les e-mails peuvent rapidement dicter votre journée, vous faisant perdre le contrôle de votre temps. En travaillant constamment sur des e-mails, vous risquez de vous éloigner des tâches importantes et urgentes pour vous concentrer sur des tâches moins cruciales.

Une approche efficace consiste à transformer les e-mails en tâches. Identifiez les e-mails qui nécessitent une action de votre part et traitez-les comme des tâches dans votre liste de choses à faire. Réservez des moments spécifiques de votre journée pour répondre à ces e-mails qui demandent peu de temps. Cela vous permet de rester concentré sur vos priorités tout en gérant efficacement votre communication électronique.

Enfin, n’oubliez pas le coût de l’interruption. Chaque fois que vous êtes interrompu, il vous faut entre vingt et trente minutes pour retrouver votre pleine concentration. C’est pourquoi il est si important de créer des plages de temps dédiées à la concentration profonde, où vous ne consultez pas vos e-mails et où vous pouvez vous consacrer pleinement à vos tâches essentielles.

Définir une période pour les réunions et les demandes de RDV

L’une des dernières recommandations que nous allons aborder concerne la planification des réunions et des rendez-vous. Si vous vous connaissez bien, vous savez peut-être à quel moment de la journée vous êtes le plus concentré et le plus productif.

En ce qui me concerne, je sais que je préfère programmer mes réunions l’après-midi. Pourquoi ? Parce que le matin, j’ai besoin de plus de concentration, et les réunions demandent généralement moins d’effort mental que les tâches importantes et urgentes sur lesquelles je travaille le matin.

Cependant, si vous travaillez au sein d’une entreprise où vous n’avez pas le contrôle total de votre emploi du temps, il se peut que l’on vous impose des réunions à des moments où vous auriez préféré vous concentrer sur des tâches nécessitant une concentration intense. Dans ce cas, il peut être utile d’éduquer vos collègues sur l’importance de l’alignement des réunions avec les créneaux de concentration de chacun.

Personnellement, j’ai la chance de pouvoir décider quand planifier mes réunions. Comme vous l’avez vu, je limite au maximum le nombre de réunions que je tiens. Lorsque des réunions sont nécessaires, je donne aux personnes la possibilité de planifier un créneau avec moi via un lien de rendez-vous.

Ce système me permet de garder le contrôle sur mon emploi du temps. Les réunions ne sont programmées que dans les créneaux que j’ai spécifiés, généralement entre 14 heures et 15 heures 30 les lundis, mardis et jeudis. En adoptant une approche proactive de la planification des réunions, vous pouvez vous assurer que votre temps est utilisé de manière optimale, tout en maintenant votre niveau de concentration lorsque cela compte le plus pour vous.

Pour conclure, si vous suivez toutes ces astuces, vous allez considérablement retrouver une réelle sérénité.

Cependant ce n’est qu’une première étape dans ce parcours. Si vous cherchez à aller plus loin et en faire plus, il existe de nombreuses autres astuces pour gérer votre temps.

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