L’essor du digital dans les festivals aux Antilles-Guyane
L’épisode Les mercredis Connectés se penche sur l’utilisation croissante des technologies numériques dans les festivals.
Découvrez comment des outils comme Notion, Trello, et des plateformes de billetterie en ligne révolutionnent la préparation, la gestion et la communication de ces événements.
De plus, découvrez comment la reconnaissance faciale et les QR codes améliorent l’expérience des participants, et comment les réseaux sociaux et l’intelligence artificielle optimisent la promotion et l’interaction avec les festivaliers.
Rencontre avec les innovateurs des festivals aux Antilles-Guyane
Ce soir, nous accueillons Carline Guillaume, fondatrice et directrice de l’Agence Caffeine et organisatrice du Ladies Break Festival, ainsi que Gaëlle Elisabeth et Jimmy Sinan, fondateurs de Commedia Group et organisateurs du Baccha Festival.
Ces invités exceptionnels nous partagent leur expérience et leurs astuces pour intégrer le digital dans l’organisation de grands événements.
Karline GUILLAUME | Fondatrice de l’agence Kfée’in et organisatrice du Ladies Break Festival
C’est quoi le Ladies Break Festival ?
“Une énorme bulle de bien-être au féminin, c’est un événement dédié aux femmes qui célèbre les femmes. C’est un grand village entre 80 à 100 exposants. Il y a un volet shopping, plaisir, loisirs et tout un pôle de sensibilisation avec des partenaires,
des associations, comme l’ARS Martinique. Et bien sûr une partie beaucoup plus festive avec des interventions, des performances artistiques et des concerts de clôture.
C’est un événement qui accueille 5000 festivalières puisqu’il y a déjà à peu près 1000 personnes sur site entre les exposants, les partenaires, les prestataires. Donc on est au total 6000 sur site.”
Quels outils numériques mobilisez-vous, pour gérer toute la préparation en amont d’un événement ?
“Nous sommes tous structurés sur le logiciel Notion. J’ai construit tous les process à partir de cet outil-là. Tous les chefs de pôle ont leur espace de travail dessus et tout est complètement partagé pour tous et ça nous permet de gérer l’état d’avancement des différentes missions et tâches de manière totalement transversale.
Puis pour l’organisation même du festival, on va utiliser bien sûr tout ce qui est billetterie en ligne. Nous avons fait le choix dès la première édition du festival d’être sur une billetterie 100 % numérique.
De plus, nous avons un site vitrine, qu’on utilise pour centraliser toutes les informations nécessaires.
Et puis également, on va faire beaucoup de marketing direct avec nos participantes, puisque ce sont principalement des femmes. Avec l’accord des participantes, on récupère en fait leurs données (mail, téléphone), ce qui nous permet de les contacter directement pour une prochaine édition, via de l’e-mailing, donc avec des outils comme Mailchimp. On envoie régulièrement des e-mails sur l’actualité comme pour présenter les artistes.”
Vous pouvez aussi envoyer des emails via la solution Brevo. awitec propose une formation Emailing pour envoyer des newsletters performantes à vos clients. Et la formation est éligible au financement à 100%.
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Comment donnez-vous envie aux festivaliers sur les réseaux sociaux, de vous rejoindre sur vos événements ?
“Comme beaucoup d’autres événements festifs, on va avoir une communication très intense sur le digital, notamment les réseaux sociaux : Facebook, Instagram. Nous diffusons les informations liées au déroulement de l’événement, liées au line-up, à la sécurité et autres.
L’idée aussi, c’est d’analyser les performances de l’année dernière et de voir comment ajuster, comment on peut faire mieux. L’année dernière, nous avons utilisé l’intelligence artificielle sur l’aspect visuel.
On connaît l’impact de la vidéo depuis très longtemps par rapport à la photo. Donc on a fait beaucoup plus de réels, notamment sur Instagram. Instagram est pour nous, le réseau social qui impacte le plus, sur lequel notre audience est plus réactive et avec laquelle on a le plus d ‘interactions.”
On a utilisé l’IA sur des idées de contenu, sur la façon dont on fait découvrir nos artistes : avec des devinettes, des petits teasers, etc.
La difficulté de tous les festivals aujourd’hui, c’est d’arriver malgré tout à innover, à créer, parce qu’il ne s’agit pas de copier ce que font les autres festivals.”
Quelles technologies, vous allez mettre en place pendant ce festival pour améliorer l’expérience des participants ?
“Quand vous arrivez au Ladies Break Festival, on va scanner vos billets. C’est la troisième édition du festival, mais dès le début, on a intégré le numérique tout de suite.
Il y a des QR codes partout et les gens scannent.
Notre cœur de cible, c’est vraiment la femme entre 25 et 55 ans. Et effectivement, on n’a pas du tout la même consommation du digital. Du coup, on fait un peu les deux, de l’imprimé et du digital.
On a également utilisé le digital pour les activations des partenaires pour faire gagner des lots avec une roue virtuelle. En s’inscrivant, donc on récupère de la donnée, de la data, bien sûr en respectant tout ce qui est RGPD.
J’ai découvert un outil de reconnaissance faciale. Il y a souvent un problème après l’événement, pour récupérer sa photo. Il fallait scroller pendant longtemps ppur l’obtenir sur une page facebook ou autre.
On propose aux participants de scanner un QR code, qui les renvoie vers une application. On leur demande de prendre un selfie, l’intelligence artificielle va reconnaître le visage de la personne, elle va recevoir une alerte sur son téléphone et elle pourra récupérer les photos en live sur l’événement.
Quel rôle, joue le contenu digital créé pendant le festival dans la stratégie marketing post-événement?
“Il va avoir la communication qu’on a déjà prévue parce qu’on a booké des équipes de vidéastes et de photographes. Cela permet aussi de montrer à tous ceux qui ne sont pas venus l’erreur fondamentale qu’ils ont faite et qu’il faut absolument q ‘ils soient là à la prochaine édition.
Et puis ça envoie aussi un beau signal pour les partenaires de l’événement parce qu’ils ont besoin de voir aussi l’impact que ça a même après. Parce que l’événement continue à vivre après, pas ses contenus qu’on a déjà prévu de créer pendant. Et puis il y a ce que toutes les participantes vont créer elles-mêmes.
Cela vient asseoir l’image de marque de l’événement.”
Utilisez-vous la réalité virtuelle pour le festival ?
“Nos partenaires utilisent la réalité virtuelle, pour faire la promotion de leurs nouveaux produits. Donc notamment au niveau des zones VIP, c’est très demandé et apprécié.
La réalité virtuelle augmentée offre beaucoup de possibilités mais demande aussi un coût important.
Nous avons commencé à travailler avec certains partenaires sur certaines activations, mais en tout cas l’année dernière on n’a pas pu le concrétiser parce qu’on s’est retrouvé avec une limite de budget qui n’a pas permis de concrétiser. Mais sur les prochaines années, c’est ce qui fera la différence.”
Est-ce que le digital permet de réduire les coûts d’un événement ?
“On fait beaucoup d’économies grâce au digital. Ne serait-ce qu’au niveau de la communication. Là où avant, il fallait absolument tout miser sur les campagnes télé.
Même si on fait des campagnes sponsorisées, où on va mettre beaucoup plus d’argent du coup dans la réalisation de supports avec des vidéastes, des webdesigners, des infographistes.
Nous n’avons plus besoin d’imprimer des milliers de billets, payer des personnes pour les livrer, etc. Tout est en ligne.”
Gaël ELISABETH | Organisateur de Baccha Festival
En quoi consiste l’événement le Baccha Festival ?
“On souhaitait rassembler les cultures afro-caraïbéenne autour d’un festival. On avait le sentiment d’être un peu détaché du reste de la Caraïbe.
On a donc décidé de créer un festival où à la fois nos artistes, nos talents, et ceux pouvaient performer sur une scène et aussi échanger.”
Quels outils numériques mobilisez-vous, pour gérer toute la préparation en amont d’un événement ?
“12 personnes travaillent à plein temps sur le festival pendant 10 mois et ils ne sont pas forcément localisés en Martinique.
On travaille donc avec beaucoup d’outils de gestion de projet, notamment Trello. Chaque personne en fait doit donner ses états d’avancement sur les missions qui lui sont propres.
On a également beaucoup de visios qui sont organisées. De plus, on travaille avec l’outil Drive, le partage de documents est important dans ce type d ‘événement. »
Drive est un outil de la solution Google Workspace. Dans la suite Google, vous pouvez retrouver Google Docs, Google Agenda ou encore Googles Sites.
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« Chaque année, on récolte un peu plus d’informations sur nos clients, sur nos profils clients. La période précédent l’édition prochaine est une grosse période d’analyse qui va nous permettre derrière d’ajuster un peu nos commandes, nos moyens par rapport à notre clientèle.
“Le digital nous a beaucoup aidés au niveau de la gestion des flux. On a commencé à fonctionner de manière hybride avec l’arrivée du cashless, avec les bracelets et les puces NFC.
On a totalement dématérialisé la monnaie. Cela nous a permis déjà de fluidifier l’accès au festival.
On a mis en place une récupération de bracelets cinq jours avant le festival.
Également, en interne, ça nous a permis d’optimiser les résultats. On vend nos tickets, dans différents magasins. Ils sont connectés à une application, cela nous donne en direct nos ventes et l’état de nos stocks. “
Avez-vous des solutions numériques pour faciliter la sécurité sur le festival ?
“Le contrôle du festival commence à la récupération de bracelets. Chaque puce correspond à un individu. Pour récupérer le billet, il doit montrer sa pièce d’identité et en fait on l’identifie sur sa puce. Et après il active avec son téléphone, son compte est ensuite créé.
Et pendant tout le festival, on peut voir en direct ce qui consomme.”
Comment communiquez-vous sur les réseaux sociaux pour promouvoir le festival ?
“Aujourd ‘hui, c’est très bien qu’il y ait de nouveaux événements. Cela va compléter l’offre de festival sur l’île parce que cela pousse dans nos retranchements. Nous sommes obligés de pré-informer de plus en plus.
Aujourd’hui, on a une autre difficulté : on ne veut pas faire de choix de réseau. On essaie d’être un festival qui parle à tout le monde. Chaque réseau a sa propre génération. L’analyse de nos data nous permet de voir que sur certains réseaux, une certaine tranche de la population ne sera pas réactive alors qu ‘une autre le sera.
On observe depuis un an l’évolution de TikTok. Aujourd’hui Instagram est devenu un réseau social qui est entre guillemets arrivé pour nous à son apogée et on observe un peu ce qui s’est passé avec Facebook. Donc il faut déjà anticiper les différents moyens de communication. Donc c’est vrai qu’aujourd’hui, certes on communique sur Instagram qui reste quand même le socle solide, mais on reste toujours présent sur Facebook.
C’est un peu le défi de chaque année de pouvoir parler à tout le monde et de fédérer autour de l’événement.”
Vous faites des aftermovies pour le Baccha Festival. Quel est son importance ?
“L’idée, c’est de ne jamais arrêter de communiquer, de ne jamais cesser d’échanger avec notre communauté.
On veut vraiment faire appel à des réalisateurs pour de plus en plus aller vers la création d’un film d’après festival qui serait vu un peu partout dans le monde, dans des salles de cinéma.
Cette année, vous pourrez suivre plusieurs personnes qui seront suivies durant toute leur expérience festival.
L’idée c’est de faire vivre de l’intérieur à travers quelqu’un et non pas l’équipe.”
Jimmy SINNAN | Organisateur de Baccha Festival
Comment utilisez-vous les données pour optimiser votre festival ?
“Depuis deux ans maintenant, on se professionnalise un peu plus sur les sujets data. On va traiter les données produits, de consommation, de transaction, de processus internes, pour pouvoir mettre en place une vision client à 360°.
Et ainsi vraiment adapter nos offres et nos produits à leurs besoins. Donc avoir une expérience festival et toujours plus agréable.
Et puis également maîtriser et connaître les différents paramètres de nos processus pour derrière aller optimiser nos coûts et aussi améliorer la qualité de vie de travail sur le festival.”
“Nous sommes en train de travailler sur le développement d’un algorithme qui permettra aussi, de créer la cartographie de l’itinéraire des festivaliers et donc de leur proposer des suggestions de consommation, d’animation ou de produits, etc.”
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